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VENTAJAS E INCONVENIENTES DE UTILIZAR LA CARPETA "MIS DOCUMENTOS" PARA GUARDAR NUESTROS ARCHIVOS.
Tanto Windows XP como Windows Vista guardan la información relativa a cada usuario y sus documentos en una carpeta denominada Documents and Setting (en Windows XP) o Usuarios (en Windows Vista). Dentro de esta carpeta se crean una serie de subcarpetas (una por cada usuario), y dentro de estas se crea una subcarpeta llamada Mis documentos en Windows XP y simplemente Documentos en Windows Vista. Algo similar ocurre con las imágenes y con la música, que se guardan en las carpetas Mis imágenes y Mi música en Windows XP o Imágenes y Música en Windows Vista.
Windows guarda por defectos los documentos y archivos de música o de imagen en estas carpetas, lo que resulta bastante cómodo y tiene una serie de ventajas... pero también una serie de posibles inconvenientes.
La gran ventaja es que tenemos todos nuestros archivos concentrados en una carpeta, que Windows nos facilita un rápido y fácil acceso a estos y que estos archivos están disponibles sólo para nosotros, es decir, que cada sesión de un usuario sólo tiene acceso a los documentos de ese usuario.
Esto es una gran ventaja, sobre todo cuando en el ordenador varios usuarios, cada uno con su respectiva cuenta, y no queremos que unos tengan acceso a los documentos de otros, pero ¿es esto también una ventaja cuando hay un solo usuario en el ordenador o cuando tenemos archivos que deben ser compartidos entre el resto de usuarios?.
Pues es aquí cuando se plantean los inconvenientes de este sistema, ya que la misma protección de estos datos hace que a veces sea algo complicado compartirlos.
También se plantean una serie de inconvenientes en el caso de reinstalación del sistema o de infección por virus, algunos de los cuales tienen como efecto el otorgar a esta carpeta con una serie de password aleatorios, lo que nos impide acceder a ellos.
Pues bien, hay formas de aprovechar una buena parte de las ventajas que nos ofrece Windows con el tratamiento que hace de estas carpetas, pero evitando los inconvenientes que nos plantea.
La más sencilla es crear una carpeta (a la que podemos llamar Documentos o como queramos) fuera de Documents and Setting o de Usuarios y utilizar esta carpeta para guardar nuestros documentos. Esta carpeta no va a estar protegida por los niveles de seguridad que se apliquen a nuestro usuario, por lo que se podrá acceder a ella desde cualquier sesión de usuario, incluso siendo esta una sesión de red, pero esto en sí mismo es una ventaja en algunos momentos, permitiendo además una mayor flexibilidad a la hora de tener que reinstalar o de respaldar esta información.
¿Qué pasa entonces con los programas que graban directamente sobre Mis documentos de Documents and Settins o de Usuarios?. Pues simplemente que tenemos que configurarlos para que la carpeta de destino predeterminada sea la nueva que hemos creado (o alguna de sus subcarpetas). Esto es muy fácil de hacer en la mayoría de programas, que que prácticamente todos ellos dan la posibilidad de elegir la carpeta en la que se van a guardar los documentos que se generan.
Con este sistema es muy fácil seguir utilizando las facilidades que ofrece el sistema empleado por Windows para encontrar un documento, ya que lo único que tenemos que hacer es crear un acceso directo a la carpeta creada en Documents and Setting -> Mis documentos.
En la secuencia de imágenes inferiores podemos ver como quedarían organizadas nuestras carpetas:
En C:\ vemos la carpeta Usuarios.
Dentro de Usuarios vemos las carpetas creadas parta los diferentes usuarios.
Dentro del usuario Jose podemos ver la clasificación de las carpetas, y entre ella vemos Documentos.
Dentro de Documentos podemos ver el acceso directo que hemos creado a la carpeta Mis documentos, que es donde están guardados los documentos de Jose. En este caso esta carpeta está alojada incluso en una unidad diferente.
Y en la siguiente imagen vemos como se muestra cuando accedemos a través de Documentos del menú Inicio.
Si bien las imágenes corresponden a Windows Vista, en Windows XP la secuencia sería la misma, solo que cambiando los nombres por los utilizados en este sistema operativo (recuerden, Usuarios = Documents and Setting y Documentos = Mis documentos)
Por supuesto este sistema no nos impide guardar en Documents and Setting -> Mis documentos aquellos documentos a los que queramos tener acceso sólo nosotros y que queden protegidos, ya que todos los programas dan la opción de Guardar como, opción en la que podemos elegir la carpeta en la que queremos guardar dichos documentos de forma independiente a la que el programa tenga de forma predeterminada.
Otra ventaja añadida a este sistema es que, en el caso de que instalemos nuestro Windows en una partición y guardemos los documentos en otra vamos a tener siempre a salvo nuestros documentos. Este sistema a mi me parece preferible al de llevarnos la carpeta Documents and Setting a otra partición, ya que si bien podemos hacer esto, con ellos no tenemos más ventaja que la de reservar espacio en la unidad principal (donde está instalado Windows) e incluso podemos tener problemas con algunos programas, sin solucionar problemas tales como el de problemas al compartir documentos o pérdida del acceso a los mismos en caso de reinstalación.
Y ya que estamos en el tema de guardar nuestros documentos, una ubicación poco recomendable para guardar nuestros documentos es el Escritorio. Vale que utilicemos el escritorio para guardar un archivo de poca importancia o que pensemos eliminar una vez utilizado, pero si se trata de un documento de una cierta importancia y lo que queremos es tener un rápido acceso a este, lo que debemos crear es un acceso directo al mismo en el Escritorio, pero eso si, guardando el documento en su carpeta correspondiente.
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